Excel per pianificare i trasporti: limiti e alternative

Excel è lo strumento di pianificazione più diffuso nelle piccole e medie aziende di trasporto. È già installato, tutti lo sanno usare e si adatta a qualsiasi modo di lavorare. Per anni basta. Poi, un giorno, il file della pianificazione diventa il punto più fragile dell’azienda.

Perché Excel funziona (all’inizio)

Va detto: Excel ha ottimi motivi per essere lì.

• Costa poco ed è già sul computer.
• È flessibile: una colonna in più per l’orario, un colore per gli urgenti, un foglio per ogni giorno.
• Lo conosci: non c’è nulla da imparare e nessuno da formare.

Con pochi mezzi e clienti abituali, un foglio ben fatto e una persona esperta che lo gestisce sono una soluzione dignitosa.

Dove Excel smette di bastare

I problemi arrivano quando crescono gli ordini, i mezzi o le persone che toccano il file.

Non ottimizza niente

Excel tiene in ordine i dati, ma non decide nulla. L’ordine delle tappe, quale mezzo prende quale ordine, se un giro rispetta tutti gli orari: lo stabilisce chi pianifica, a mente. Con 15 o 20 tappe per mezzo nessuno riesce a valutare tutte le alternative, e si finisce per ripetere i giri di sempre anche quando non sono i migliori.

Non conosce le strade

Il foglio non sa quanto ci vuole per andare da un cliente all’altro con un camion alle 8 di mattina. Le stime si basano sull’esperienza, e quando l’esperto è in ferie si naviga a vista.

Non controlla lo spazio di carico

Che il furgone abbia ancora posto dopo il terzo ritiro lo devi calcolare tu. Un errore qui si scopre solo al magazzino, con l’autista già pronto a partire.

Non arriva agli autisti

Il giro va poi stampato, fotografato o dettato al telefono. Se cambia qualcosa durante il giorno, ogni autista va richiamato uno per uno, e chi pianifica non sa a che punto sono le consegne finché qualcuno non risponde.

Dipende da una persona

Spesso il file “lo sa usare solo chi l’ha fatto”: formule, colori e abitudini che nessun altro conosce. È un rischio per l’azienda, non solo un fastidio.

Le alternative a Excel per pianificare le consegne

Le strade possibili sono di solito tre.

1. Un gestionale dei trasporti completo (TMS): fa molte cose, dalla fatturazione ai documenti di viaggio, ma spesso è costoso, lungo da attivare e poco pratico nella pianificazione di tutti i giorni.
2. Un navigatore o un’app di percorsi: aiuta il singolo autista, ma non decide come dividere gli ordini tra i mezzi.
3. Un software di pianificazione delle consegne: fa una cosa sola, quella che Excel non sa fare, cioè assegnare gli ordini ai mezzi e ottimizzare i percorsi.

Cosa cercare in un software di pianificazione

Se stai valutando di lasciare Excel, ecco le domande da fare durante una demo:

• Tiene conto di finestre orarie e spazio di carico di ogni mezzo, insieme?
• Usa strade adatte ai camion, o solo percorsi da auto?
• Manda il giro sul telefono dell’autista senza passaggi in mezzo?
• Gestisce un ordine urgente in giornata senza dover rifare tutto?
• È in cloud, senza installazioni, e si attiva in poco tempo?
• Puoi gestire da solo gli utenti, aggiungendo o togliendo pianificatori e autisti?

Sono le stesse domande da cui siamo partiti per costruire Metis: un software in cloud che assegna gli ordini ai tuoi camion e furgoni, ottimizza i giri di consegna e li manda sul telefono di ogni autista. Puoi continuare a usare Excel per tutto il resto: per pianificare, invece, c’è un modo più veloce. Richiedi una demo e mettilo alla prova sui tuoi ordini.