Ordini urgenti in giornata: come inserirli senza rifare tutto il giro

Sono le 10 di mattina, i mezzi sono partiti da due ore e il telefono squilla: un cliente ha bisogno di un ritiro e una consegna entro il pomeriggio. Dire di no significa perdere un lavoro, e magari il cliente. Dire di sì significa rimettere mano a giri già in strada.

Gli ordini urgenti in giornata sono uno dei momenti più stressanti per chi pianifica. Ecco come affrontarli con metodo.

Perché un ordine urgente è così difficile da inserire

Il giro della mattina era stato costruito su un equilibrio: orari dei clienti, spazio sui mezzi, ore di lavoro degli autisti. Un ordine in più rompe questo equilibrio in tre modi:

• spazio: il mezzo più vicino potrebbe non avere posto per la merce in più, almeno fino alla prossima consegna;
• tempo: aggiungere due tappe sposta in avanti tutte quelle dopo, e qualche cliente potrebbe finire fuori dalla sua finestra oraria;
• posizione: i mezzi non sono più al deposito, e quello che sembra “in zona” sulla carta potrebbe essere dall’altra parte della città.

Le domande da farsi prima di dire sì

1. Dov’è adesso ogni mezzo? Non dove doveva essere secondo il piano, ma dove si trova davvero.
2. Cosa resta da fare? Le tappe già completate non contano più: conta solo il resto del giro.
3. Chi ha spazio di carico nel momento in cui passerebbe dal ritiro?
4. Chi può farlo senza far saltare gli orari delle consegne già promesse?

Rispondere a mano a queste domande, con quattro o cinque mezzi in strada, richiede telefonate, mappe e parecchi minuti. E nel frattempo i mezzi continuano a muoversi.

Riorganizzare solo quello che resta

L’errore più comune è voler rifare tutta la pianificazione. In realtà la parte di giornata già fatta non va toccata, e nemmeno la tappa verso cui l’autista sta guidando in questo momento: cambiarla a metà strada crea solo confusione.

Il modo giusto è:

• tenere ferme le tappe completate e quella in corso;
• partire dalla posizione attuale di ogni mezzo, non dal deposito;
• rimettere in ordine solo le tappe ancora da fare, inserendo il ritiro e la consegna urgenti dove costano meno;
• controllare che spazio di carico e finestre orarie restino rispettati.

Avvisare l’autista senza fermarlo

Una volta deciso il nuovo giro, l’autista deve saperlo. Una telefonata mentre guida non è il modo migliore: rischia di essere dimenticata o capita male. Molto meglio che il giro aggiornato arrivi direttamente sul suo telefono, con le nuove tappe ben segnate e le altre che scalano di posto. Chi pianifica, intanto, vede sulla mappa che l’aggiornamento è arrivato e come procede la giornata.

Come lo fa Metis

In Metis inserisci l’ordine urgente e lanci di nuovo l’ottimizzazione. Metis parte dalla posizione attuale di ogni mezzo, lascia com’è la tappa in corso e riorganizza solo quelle ancora da fare, rispettando finestre orarie e spazio di carico. Il giro aggiornato arriva in tempo reale sul telefono dell’autista: le tappe nuove sono segnate, le altre dicono che numero avevano prima.

Così dire sì a un ordine urgente diventa una decisione di pochi minuti, non una mattinata di telefonate. Se vuoi vederlo su un caso come i tuoi, richiedi una demo.