Come pianificare i giri di consegna con camion e furgoni

Ogni sera, in tante aziende di trasporto, qualcuno si siede davanti a una pila di ordini e a un foglio Excel e decide chi va dove il giorno dopo. È un lavoro che richiede esperienza, ma che segue quasi sempre gli stessi passaggi. Metterli in fila aiuta a farlo meglio, e a capire quali si possono automatizzare.

1. Raccogli tutto quello che serve, prima di iniziare

Un giro si pianifica bene solo se i dati di partenza sono completi. Per ogni ordine servono almeno:

• gli indirizzi di ritiro e di consegna, scritti in modo che si trovino sulla mappa;
• le finestre orarie: a che ora il cliente può caricare o ricevere la merce;
• l’ingombro della merce: pallet, metri di pianale o un’altra misura che usi tutti i giorni.

E per ogni mezzo: lo spazio di carico, l’orario di lavoro dell’autista e da dove parte la mattina. Sembra ovvio, ma la maggior parte dei problemi in giornata nasce qui: un orario dimenticato, un indirizzo sbagliato, un furgone che non ha posto per l’ultimo pallet.

2. Assegna gli ordini ai mezzi

Il primo istinto è dividere per zona: “Marco fa la zona nord, Luca la zona sud”. Funziona finché le zone sono equilibrate. Ma basta un giorno con molti ordini a nord perché Marco finisca tardi e Luca rientri a metà pomeriggio.

Quando assegni gli ordini, tieni d’occhio tre cose insieme:

1. lo spazio di carico: la somma degli ingombri non deve superare la capacità del mezzo, tenendo conto che ritiri e consegne si alternano durante il giro;
2. le finestre orarie: due clienti che vogliono la merce alle 8 in punta a 40 km di distanza non possono stare sullo stesso mezzo;
3. il tipo di mezzo: un camion non entra in ogni centro storico, un furgone non porta tutto.

3. Decidi l’ordine delle tappe

Una volta deciso chi fa cosa, va scelto l’ordine di visita. Qui l’intuito aiuta fino a 5 o 6 tappe; oltre, le combinazioni possibili diventano troppe per valutarle a mente. Con 10 tappe ci sono milioni di ordini diversi, e quello che sembra più naturale sulla mappa spesso non rispetta un orario o costringe a tornare indietro.

Alcune regole pratiche:

• il ritiro viene sempre prima della sua consegna, e sullo stesso mezzo;
• parti dalle finestre più strette: sono quelle che vincolano tutto il resto;
• usa i tempi di percorrenza veri, non la distanza in linea d’aria: per un camion tangenziale e strade strette fanno tutta la differenza.

È qui che un software di ottimizzazione dei percorsi fa la differenza più grande: prova al posto tuo le combinazioni e trova un ordine che rispetta orari e spazio di carico.

4. Fai arrivare il giro agli autisti

Un giro pianificato bene non serve se l’autista lo riceve su un foglio stampato, o in un messaggio vocale alle 6 di mattina. L’autista deve avere sul telefono le tappe nell’ordine giusto, con indirizzo, orario e cosa caricare o scaricare. E chi pianifica deve vedere, durante la giornata, quali tappe sono fatte e quali no.

5. Preparati agli imprevisti

Nessuna giornata va esattamente come pianificata. Arriva un ordine urgente, un cliente sposta l’orario, un mezzo resta fermo nel traffico. La pianificazione buona non è quella che non cambia mai, ma quella che si può aggiornare in fretta senza rifare tutto da capo.

Da Excel a un software di pianificazione delle consegne

Tutti questi passaggi si possono fare a mano, e molte aziende li fanno così da anni. Il limite arriva quando gli ordini crescono: la sera di pianificazione si allunga e gli errori aumentano. Ne parliamo nell’articolo su Excel per pianificare i trasporti.

Metis è nato per questo: carichi gli ordini, premi Ottimizza rotte e Metis assegna le consegne ai tuoi camion e furgoni, decide l’ordine delle tappe rispettando finestre orarie e spazio di carico e manda ogni giro sul telefono del suo autista. Se vuoi vederlo su una giornata come le tue, richiedi una demo.